Uma reclamação que vem se tornando uma constante nos treinamentos em que tenho participado é sobre a agenda se tornar um caos, ou seja, o volume de urgências e tarefas importantes a serem feitas extrapola em muito a capacidade de execução.

Em um treinamento recente, uma participante chegou a me mostrar sua agenda e suas listas de pendências atrasadas. Pelo que pude observar, eram quase 3 páginas de caderno com tarefas atrasadas, além das demandas que não paravam de chegar durante o dia.

A propósito, semana retrasada, tive uma forte inflamação de garganta e fiquei afastado do trabalho por 4 dias. Quando fui planejar minha semana no domingo, meu Neotriad parecia que estava tendo uma hemorragia, de tantas tarefas vermelhas e atrasadas que constavam nele. Eu tinha no total, mais de 30 horas pendentes, além dos e-mails com atividades que não foram processadas. Este fato me colocou na mesma posição de muitas pessoas que costumavam reclamar e por este motivo pensei em expor algumas dicas para gerenciar o caos que pode vir a ocorrer.

O que fazer quando a sua agenda se transforma neste caos? Os métodos tradicionais de planejamento funcionam neste caso? Como sair desta situação de urgências acumuladas? Sintetizei as respostas para essas perguntas neste artigo. Elas fizeram parte da solução para a minha agenda e para algumas pessoas que ajudei a saírem deste quadro:

1 – Qual o tamanho do seu buraco?

A primeira providéncia para resolver seu caos é entender qual o tamanho do seu buraco. Para isso, é preciso que você liste todas as atividades pendentes, verifique suas reuniões, seus e-mails, suas tarefas inacabadas, entre outras, e coloque tudo em uma grande lista. Ao lado de cada atividade coloque a duração prevista (em minutos ou horas).

2 – Classifique as suas atividades

Como tudo está pendente mesmo, boa parte destas atividades não são verdadeiras urgências. Uma parte delas pode aguardar para ser resolvida, algumas podem até ser canceladas ou delegadas e outras realmente têm uma urgência significativa. Ao lado da duração das tarefas, classifique os itens como Importantes, Circunstanciais ou Urgentes respectivamente.(caso precise entender mais sobre este conceito clique aqui para ver um vídeo).

3 – Priorize e planeje o que deve ser feito

Com as atividades identificadas e classificadas, o próximo passo é priorizar as urgências. Coloque uma ordem numérica e seqüencial das urgências que devem ser resolvidas primeiramente (uma dica é priorizar as coisas com menor duração, que são mais rápidas e fáceis de serem resolvidas). Depois, continue sua ordenação com as atividades importantes e por último as circunstanciais.

Com isso feito, pegue a sua agenda e visualize a situação da próxima semana para alocar essas prioridades, seguindo a ordem ao longo dos dias. Neste período, o ideal é você minimizar ou evitar períodos de reuniões. Esteja pronto para ser assertivo e dizer Não para qualquer atividade circunstancial que venha a aparecer. Priorize para cada dia da semana apenas aquilo que será feito. Não coloque coisas demais, pois este não é o momento de gerar mais atrasos. Seja bem realista com você mesmo!

4 – Peça ajuda e negocie com sua equipe/chefe

Você está em estado de calamidade pública, é um bombeiro no meio do incêndio e não é a hora para querer ser um herói solitário. Converse com a sua equipe ou com o seu chefe e mostre seu plano de ação para resolver as pendências. Peça a colaboração para evitar ser interrompido, ajuda para as novas atividades e o bom senso no uso de e-mails (afinal é apenas um período passageiro até você resolver este quadro). Veja, das atividades priorizadas, se algo pode ser delegado e passe para a equipe.

5 – Compromisso com você mesmo

Finalmente, para sair dessa situação, você precisa estar bastante comprometido com você mesmo. Nesta semana, provavelmente você precisará trabalhar um pouco mais, cancelar atividades pessoais, ter um foco mais ativo e ser mais assertivo.

Lembre-se de que esses momentos devem ser raros em sua vida. Se você está entrando neste caos constantemente, algo pode estar errado com a forma que você tem planejado sua vida. Em alguns momentos, este caos se torna inevitável, mas é um momento passageiro, que exige um período de dedicação, para depois voltar ao seu normal.

Muita energia para você apagar seus incêndios!

Sua agenda está um caos?
CLIQUE AQUI E DEIXE SUA MENSAGEM NO BLOG!

Boa Semana,